YÖNERGELER

TÜRK JAPON KÜLTÜRÜNÜ ARAŞTIRMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ (TÜJAD) 

Temel İlke, Değer ve Ahlak (Etik) Kurallarımız

Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin değerleri ile temel ilke ve etik kuralları şu şekilde belirlenmiştir.

I-   Dernek Oluşumunun Kavramsal Çerçevesi

Derneğin kavramsal çerçevesi; Türk ve Japon toplumunun kadim kültürünün araştırılarak her iki topluma tanıtılması ve tarihsel süreçte oluşmuş bulunan Türk ve Japon halklarının kültür, sanat, eğitim, teknoloji alanlarındaki birikimlerini, gelişimlerini araştıran ve bunların her iki topluma tanıtılması amaçlı bir sosyal girişim birlikteliğidir.

Bunun için karşılıklı olarak, ülkelerimizde bulunan benzeri veya ilgili dernekler, vakıflar, üniversiteler, enstitüler tüzel kişilikler ve benzeri kurum ve kuruluşlar ile iletişim kurulması, ortak faaliyetler ve etkinlikler yapmaya isteği, merakı olan kişilerin birlikteliği ile sosyal gelişim ve sosyal bir ağ oluşturmak derneğin kavramsal çerçevesini oluşturur.   

Dernek, bir zümrenin, grubun veya kişilerin doğrudan maddi çıkarlarına hizmet beklentisi ile faaliyetler, etkinlikler yapma düşüncesi içinde yer almaz. Dernek üyelerinin öncelikli kazanımı bir sosyal platform imkânı içinde yeni kültürleri, insanları ve kurumları tanıyabilme fırsatına sahip bulunmalarıdır.

II-Değerleri

Dernek, kuruluş amacı olan; Türk ve Japon toplumunun kadim kültürünün araştırılarak her iki topluma tanıtılması ve tarihsel dostluğun yeni kuşaklarda sürdürülmesi için bu amaçla bir araya gelmiş olan üyelerin birlikte çalışabilecekleri sosyal sorumlulukları kapsayan bir anlayışta buluşmaktır.

Dernek üyelerinin her biri diğerine karşı saygı, açıklık, dürüstlük ilkesini ön koşulsuz gözetir. Dernek üyeleri arasında Türk ve Japon kültüründe var olan bilgi, liyakat ve yaşlı olanlara saygı esastır. Bu saygı çerçevesi, üyeler arasındaki eşitliği ve hukuku zedeleyecek biçimde yorumlanamaz.

III- İlkeleri

a)   Üyeler, Anayasamızda tanımlı birleştirici milli değerler dışında, günlük politikayı çağrıştıran hiçbir düşünce ve davranışı dernek çatısı ve faaliyetleri içinde öne çıkaramaz ve bunu empoze eden davranışlarda bulunamaz. Dernek faaliyetleri üyelerin iyi niyetli, dürüst, işbirlikçi tutumları ile sosyal ve kültürel yeterliliklerine uygun olarak, liyakat gözetilerek eşitlikçi bir yaklaşımla yapılır.

b)  Dernek oluşumu yönetim kademesi ve üyeleri ile bir bütün olarak faaliyetleri eşit sorumluluk bilinci ile yürütür. Dernek, ayırıcı, zorlayıcı, cezalandırıcı ve baskıcı oluşumlara karşıdır. Hiçbir milliyet, etnik küme, cinsiyet, inanış arasında bir ayırım yapmaz, birini diğerinden üstün tutmaz.

c)   Ancak, dernek faaliyetlerinin yalnızca yönetim kademesinin sorumluluğunda olduğu düşüncesine kapılmadan, dernek üyeleri, üstün sorumluluk bilinci ile gönüllülük esası ile sorumluluk aldıkları görevleri, zamanında ve eksiksiz yerine getirme gayreti içindedir.

d)  Dernek üyeleri ve çalışanları, çalışma akışının özünü teşkil eden aşağıdaki ilkelere olan inançlarını beyan eder ve bu ilkelere uymaktaki gönüllülüklerini kişisel tutum ve uygulamalarına yansıtır; iş etiğinin bir kurum kültürü haline gelmesi için azami özeni gösterirler.

e)   Dernek üyeleri, Dernek faaliyetleri, etkinlikleri kapsamında dernek imkanları ile iletişim kurdukları, kurum, kuruluş, işletme ve kişiler ile doğrudan kendi çıkarlarına hizmet eden ikili faaliyetler içinde yer almazlar.

IV-      TÜJAD Ahlak Kuralları

1)   İş ve Faaliyetlerin Yapılışı, İş Birlikleri  

a)   Dernek faaliyet ve etkinliklerine aktif katılım sağlama; Her türlü faaliyet, etkinlik, eğitim, çalışma, toplantı katılım çağrısına cevap vermek, bu faaliyetlerin en az birine veya bir aşamasına katkı verebilmek, yüz yüze veya internet ve benzeri platformlarda uzaktan (on-line) düzenli olarak katılım sağlanır.

b)  Mazeretli olma durumunu bildirme; Mücbir sebepler dışında katılım sağlanamaması halinde yönetim birimlerine önceden mesajla bilgi verilir. Olağan toplantı, eğitim ve tüm katılım çağrılarına, 2 ay ve üstü olmak üzere uzun bir dönem boyunca katılmama durumu sabit ise, mazeret sebebinin doğduğu andan itibaren en kısa süre içerisinde, mazereti yönetim birimlerine e-posta yolu ile bildirilir.

c)   Bilgi ve belgelerde gerçekçilik; Açıklanan beyan ve sunulan raporların gerçeğe uygun olması için gerekli titizliği gösterir, konu olan bilgileri doğru, anlaşılabilir biçimde ve zamanında sunulur,

d)  Doğruluk, şeffaflık ve eşitlik; tüm faaliyetlerinde, iş süreçlerinde ve ilişkilerinde öncelikli değerler olarak kabul eder. Faaliyet ve işlemleri yürütürken, her türlü kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partiler ile herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın eşit mesafede yer alır.

e)   Bilgi ve belgelere erişim; Dernekle ilgili her türlü bilgi ve belgenin üyelere açık olması ve üyelerin bunlara kolaylıkla ulaşabilmesi gözetilir.

f)    Üyeler arasında yapıcı davranışlar; Üyeler arasında haksız rekabete yol açacak uygulamalarda bulunmaz, gönüllülük esasına göre teşvik edici rekabetin oluşmasını korunmasını gözetir, tüm uygulamalarını bu yönde geliştirir.

g)  Adil ve dürüst olmak; derneğin iç ve dış paydaşlarına adaletli davranıp doğruluktan ayrılmadan, önyargısız olunur ve ötekileştirmekten kaçınılır.

h)  Sorumluluk almak; dernek çalışmaları kapsamında önerilerde bulunulur, etkinliklerde görev alınıp bu görevler gereğince ve kararlılıkla yerine getirilir.

i)    Yapılabilirlik ve tutarlılık; herhangi bir faaliyet ve etkinliğin eldeki imkanlar, taraflar, zaman ve ortam koşulları açısından gerçekleştirilme yeterliliğinin bulunması gözetilir. Öneriler ve davranışların bu nedenle birbiriyle anlamlı bir bütünlük içinde olmasına özen gösterilir.

j)    Sonuç odaklı etkin çalışma; Dernek üyeleri, çalışma grupları ve yöneticileri tarafından yürütülen her etkinliğin, başlangıçta belirlenen hedef ve performans göstergeleri çerçevesinde olumlu bir sonuca ulaşması, yapılan her düzeydeki iş, işlem ve eylemin başlangıçta belirlenen hedefe ulaşarak kalıcı sonuçlara neden olmasını planlayarak çalışır.

k)   Sürdürülebilirlik; yapılabilir herhangi bir eylemin gerçekleştiği zaman sonrasındaki var olma yeterliliği gözetilir, planlama buna göre yapılır.

l)    Kurumsallaşma; Dernek çalışmalarının geliştirilen temel değer, ilke ve yöntemler çerçevesinde kişi ve gruplara bağlı kalınmaksızın kalıcı ve bağımsız bir yapıya kavuşturulması hedeflenir.

m)  Gönüllülük, iş birliği, paylaşma ve dayanışma; Derneğin iç ve dış paydaşları arasındaki ilişki, iletişim ve beraberliğin rekabetten uzak bir gönüllülük çerçevesinde iş birliği, paylaşma ve dayanışma içinde yürütülmesi gözetilir.

n)  Takım, grup çalışması; Dernekle ilgili tüm çalışmaların uzmanların, yönetici ve üyelerin katılımı ile oluşturulan ekipler, gruplar eliyle gerçekleştirilmesi göz önünde bulundurulur.

o)   Kurumsal Bilgilerin Korunması; Yönetim Kurulu kararlarını dernek dışındaki platformlarda hiçbir şekilde gündeme getirilmez, fikir ayrılığı ve görüş farklılığı olması durumunda bunlar öncelikli olarak dernek yönetimi ve yetkili kurullar önünde gündeme getirilir. Basın ile ilişkilerde Yönetim Kurulunun bilgisi dışında, henüz dernek dışına açıklanmamış ve/veya gerçek olmayan bilgilerin beyanında bulunulmaz.

p)  Yetki ve Sorumluluk Sınırlılığı; Dernek Yönetim Kurulu tarafından verilmiş olan yetkileri hiçbir şekilde dernek amaçları dışında kullanılmaz.

q)  Ulusal Değerlerin Korunması: Cumhuriyetin kazanımları ve ülke değerleri her zaman korunur, kültürel mirasa sahip çıkılır ve herhangi bir siyasi görüş ve/veya faaliyet dernek faaliyetleri içine taşınmaz.

2)   Ahlak Kurallarının Bağlayıcılığı  

Ahlak kuralları, Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği yönetim organlarının çalışma prensiplerini ile üye ve paydaş ilişkilerini düzenleyen kurallar bütünüdür. Bu kurallar derneğin yönetim kurulu, yönetim organları, kurulları, çalışma grupları, yönetim ve sekreterlik birimleri için bağlayıcı niteliktedir.

3)  Güven Ve Saygı

Dernek yönetim organları, komiteleri ve çalışma gruplarındaki çalışmalar karşılıklı güven ve farklı görüşlere saygı ile yürütülür. Karar ve öneriler, uyumlu bir çalışma sonucunda ulaşılmış ortak aklı yansıtır. Tüm iletişimlerinde birbirlerine saygı ile hareket eder, kişilerin işlerine, fikrine ve zamanına kıymet verir. Açık ve doğru geri bildirimleri iyi karşılar, saygı gösterir ve dürüstçe yanıtlar.

4)  Şeffaflık, Dürüstlük Ve Açıklık

Tüm dış paydaşlarına karşı açık ve dürüst davranır. Yaş, cinsiyet, inanç, siyasi düşünce ayrımcılığı yapmaz. Çeşitliliği ve çoğulculuğu benimser. Düşünce özgürlüğüne inanır ve destekler. Derneğe katılımlarda ve dernek faaliyetleri ile hizmetlerinden faydalandırmada bu çeşitliliği ve çoğulculuğu sağlamaya çaba gösterir, hizmet verdiği kurum ve kuruluşların ve toplumsal çevrelerin faydasını gözetir biçimde hareket eder. Tüm faaliyetlerinde şeffaflığı, adilliği, sorumluluğu ve hesap verebilirliği temel ilkeler olarak benimser.

5)  Hukuka Saygı Ve Yasalara Uyumluluk

a)   Başta insan hakları olmak üzere Anayasa ve evrensel beyannameleri kendine rehber edinir ve tüm faaliyetlerinde yasal düzenlemelere uygun hareket eder. Dernek kararlarını oluştururken ilgili tüm yasal düzenlemeleri göz önüne alarak ve gerektiğinde konu hakkında uzmanlara danışarak karar verir.

b)  Tüm kurum faaliyetlerinde, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, tabi olduğumuz tüm ulusal mevzuata ve Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu tüm uluslararası anlaşmalar ve düzenlemelere uyar.

c)   Yurtiçi ve yurtdışında mevcut tüm faaliyet ve işlemleri yürütürken yasal düzenleyici kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında sunar.

d)  Sorumlu bulunduğu Dernekler Kanunu çerçevesinde, tüm kayıtlarını ilgili yasal düzenlemelere uygun olarak tutar ve arşivler. İlgili işlemi veya olayın gerçeğini doğru şekilde yansıtacak iş kayıtları oluşturur. Dernek faaliyetleri için sözleşmeler dâhil, yalnızca imzalama yetkisi olan ve doğru ve gerçeğe uygun olduğuna inandığı dokümanları imzalar.

6)  Gizliliğe Saygı Ve Kişisel Bilgileri Koruma

Üyelerine ve iletişime geçen özel ve tüzel şahıslara karşı, kendi gizlilik tercihlerine ilişkin seçenekler sunar ve bu tercihlerine saygı gösterir. Bu seçenekleri “Gizlilik bildirimi” başlığı ile tüm internet sitelerinde şeffaflıkla paylaşır. Mevcut ve eski dernek çalışanlarının, yönetim organları çalışanlarının, üyelerinin ve tüzel şahıs üye temsilcilerinin, dernek faaliyetleri için iş birliği veya çalışma yaptığı diğer bireylerin kişisel ve özel bilgilerini korur. Kişisel bilgileri yalnızca meşru dernek amaçları için kullanır.

7)  Çıkar Çatışmalarından Kaçınma

Dernekle ilgili tüm faaliyetlerde ve katılımlara öncelikle derneğin çıkarına en uygun kararları alarak çalışır ve katkıda bulunur. Potansiyel bir çıkar çatışması olarak algılanabilecek her durumu Dernek Yönetim Kurulu ile paylaşır. Asıl veya yedek olarak dernek organlarında yer alan üyeler kişisel çıkarları, menfaatleri için dernek adını kullanarak faaliyetlerde ve kişisel gelir elde edici çalışmalarda bulunamazlar.

Dernek üyeleri, dernek üyeliklerini ve yönetim organlarında yer almayı etik ve itibar yönetimi alanında kendi işlerinin tanıtılması, pazarlanması veya satışında bir araç veya destekleyici unsur olarak kullanamazlar. Dernek de aynı şekilde, üyelerinin asıl faaliyetlerini bu manada ön plana çıkaran tanıtımlarda bulunamaz veya referans olamaz.

8)  Bağışlar

Dernek için bağışları sadece dernek faaliyetleri için ve Dernekler Kanunu’na ve dernek tüzüğüne uygun olarak ve Yönetim Kurulu onayıyla kabul eder.

9)   Temsil Aktiviteleri, Hediye, Komisyon v.b.

Temsil aktivitelerini (kutlama, ziyafet, ağırlama) yalnızca yasalara, tüzüğünde yer alan faaliyetlere ve etik kurallarına uygun olduğunda sunar veya kabul eder. Dernek faaliyetleri için herhangi bir işi almak veya bir iş kararını etkilemek için hiçbir yerde hiçbir şekilde komisyon teklif etmez veya vermez.

10) Toplumsal Sorumluluk Ve Gönüllülük

Tüm faaliyetlerinde toplum faydasını gözeterek hareket eder.

11) İş Birliği Yapılacak Taraflar Kapsamında Gözetilecek Tutum ve Davranışları

a) Üçüncü taraf tüzel kişilikler ve gerçek kişiler ile yapılacak iş birlikleri Dernek Yönetim Kurulu bilgisi dahilinde yürütülür, iş birlikleri amaçlı toplantılar yazılı tutanaklar ile belgelenir.

b) İş birliği yapılacak taraflar ile dengeli, tutarlı ve yapılabilir faaliyet konuları çerçevesinde iş birlikleri yapılır. Üçüncü tarafların kendi çıkarları için Derneğin adını ve/veya imkanlarını kullanmalarına izin verilmez.

c) İş birliği yapılacak tarafların Türk ve Japon ulusunun kültürel değerlerine saygı duymaları konusunda duyarlılık gösterilir.

d)  Bütün bu iş ahlakı ilke, anlayış ve uygulamaların iş ortakları ve tedarikçiler dâhil tüm etki alanına yayılmasını sağlayacak şekilde çalışmalarını sürdürür.

12) Uygulama  

Etik kurallar, dernek yönetmeliği içerisindeki derneğe üyelik başvurusu yapan herkese imzalatılır ve bir nüshası üye adayına verilir.

TÜRK JAPON KÜLTÜRÜNÜ ARAŞTIRMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ (TÜJAD)

MALİ İŞLEMLER, HARCAMA, SATINALMA VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ YÖNERGESİ

Yönergeye Dayanak Teşkil Eden Kanun Adı: Dernekler Kanunu ile Türk Medeni Kanunu

Kanun Numarası: 5253 ve 4721

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1-

Bu Yönergenin amacı, Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) Mali İşlemleri ile Harcama, Satın alma işlemlerinde üyelerin ve Yönetim Kurulunun; gerçek ve tüzel kişiler nezdinde yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2-

Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) Mali İşlemleri ile Harcama, Satın alma işlemlerine konu olan iş ve işlemlerdir.

Tanımlar

MADDE 3- Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki tanımlar esas alınır.

a) Gelir – Gider Defteri: Dernek gelirleri ile harcamalarının yazıldığı defteri,

b) Tahsilat Makbuzu: Dernek üyelerinin aidatları veya Derneğe yapılan nakdi bağış ve sair ödemelerin karşılığında verilen belgeyi,

c) Gider Belgesi: Dernek tarafından satın alınan hizmet karşılığında yapılan ödemeye ilişkin olarak hizmet sağlayıcıdan alınan fatura, makbuz veya beyana dayalı onaylı tutanağı,

d) Bilanço Raporu: Derneğin bir yıllık veya tanımlanmış belirli bir dönemi kapsayan gelir- gider, borç ve alacaklarını gösteren belgeyi,

e) Satın Alma Komisyonu: Belirli bir bedel üzerinde satın alma işlemlerinin yapılması sırasında Dernek Yönetim Kurulu Kararı ile oluşturulan komisyonu,

f) Piyasa Araştırması: Satın alınacak bir mal ve/veya hizmetin piyasa şartlarındaki bedelinin belirlenmesi işlemini,

g) Fatura veya e-Fatura: Satın alınan mal veya hizmetin bedelini gösteren atıcı veya hizmet sağlayıcının verdiği resmi geçerliliği olan belgeyi,

h) Satın Alma Tutanağı: Belirli bir bedel üzerinde yapılan satın almalara ilişkin olarak Satın Alma Komisyonunca hazırlanan tutanağı,

ı) Sarf malzemesi; kullanımı ile eskiyen, bozulan her türlü kırtasiye malzemesi, yazıcı tonerleri ile çubuk bellek ve benzeri bilgisayara takılan aparatlar ve parçalardır.

i) Zincir Mağazalar: Türkiye’de veya bir bölgede, ilde yaygın şubesi bulunan mağazaları,

 İKİNCİ BÖLÜM

Gelirlerin Tahsili, Banka ve Kasa İşlemleri

MADDE 4-

1) Üyelik ödentileri ve aidatları elden makbuz karşılığı veya Derneğin banka hesaplarına yapılır. Derneğe maliyetinin az olması halinde Dernek üyelerinin ödentilerinin tahsili ilgili bankadan alınan ve Dernekte tutulan POS satış terminali vasıtası ile de yapılabilir.

3) Dernek gelirleri Yönetim Kurulunca belirlenen bir veya birden fazla bankada açılacak cari ve/veya vadeli Türk Lirası veya yabancı ülke para birimleri (döviz) cinsinden açılan hesaplarda tutulur.

4) Dernek gelirlerinin yönetilmesi; Dernek Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilen bir Başkan Yardımcısı ve Sayman tarafından eş güdüm (koordinasyon) halinde yürütülür.

5) Dernek harcamaları için bankadan para çekme işlemi; Yönetim Kurulunca yetkilendirilen, Dernek Saymanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı ve Genel Sekreterin herhangi birisi tarafından tek imzalı olarak tek başlarına yapılabilir.

6) Dernek Saymanı tarafından yılda iki defa altı ayı geçmeyecek sürelerde Dernek Gelir-Gider, Borç- Alacak durumunu gösteren rapor Yönetim Kuruluna sunulur.

7) Derneğin günlük harcamaları için Yönetim Kurulunca belirlenen miktarda nakit para Dernek Kasasında Saymanın sorumluluğunda bulundurulur. Elden tahsil edilen ve Kasada bulunması öngörülen miktarın üzerindeki Derneğe ait nakit gelirler en geç 10 iş günü içinde Derneğin Banka hesaplarına yatırılır.

Bütçe Planlama ve Bütçe Tahsisi İşlemleri

 MADDE 5-

1) Genel Kurul sonrasında Sayman tarafından tahmini bütçe üzerinden, Dernek Faaliyet Planı’na göre Bütçe Planlaması Yapılır,

2) Dernek ofisinde kullanılması gerekli olan tefrişat malzemeleri, bilgisayar, tablet ve bunlara takılabilen ses, görüntü cihazları, yazıcılar, modem, harici bellek ve diğer teknolojik cihaz ve sarf malzemeleri Dernek Bütçesinden karşılanır.

3) Dernek Faaliyet Planına göre yapılması kesinleşen faaliyetler için Sayman tarafından bütçe tahsis işlemi yapılır. Bütçe karşılığı olmayan veya etkinlik bütçesinin bir nedenle artarak tahsis olunan bütçe imkanlarını aşması durumunda, Sayman Yönetim Kurulunu bilgilendirir ve bu durum Yönetim Kurulu kararlarına geçirilir. Yönetim Kurulu bu durumlarda başkaca bir ödenek sağlanarak konun çözümlenmesine veya etkinliğin iptaline karar verebilir.

4) Yıllık planlama içinde yer almayan fakat yapılmasına lüzum görülen etkinlikler, Yönetim Kurulu kararı ile bütçesi temin edilmek suretiyle yapılabilir.

5) Aynı şekilde mal ve hizmet satın alma işlemleri de Dernek Bütçesinin yeterli olması durumunda yapılır.

6) Saymanın Yönetim Kuruluna sunduğu Bütçe Durumu Raporuna göre Dernek Bütçesinin yeterli olup olmaması durumuna, Yönetim Kurulunca karar verilir ve çözüm önerileri geliştirilir.

7) Derneğin yıl içinde yapılması zorunlu olan faaliyetler için ayrılan bütçe zamanında kullanılır.

 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Satın Alma ve Harcama İşlemleri

MADDE 5-

1) Dernek satın alma işlemleri 4735 sayılı ihale kanunları hükümlerine tabi değildir.

2) Dernek için yapılacak satın alma işlemlerinde; tek seferde 30 000 (otuzbin) TL’lik ye kadar yapılacak satın alma işlemlerinde Sayman yetkilidir.  Tek seferde 30 000 (otuzbin)TL’lik bedelden daha fazla yapılacak satın alma işlemleri Yönetim Kurulu kararı ile görevlendirilen satın alma komisyonunca yapılır.

3) Derneğin günlük faaliyetleri kapsamında satın alınacak; her türlü temizlik malzemeleri, kırtasiye ve sarf malzemeleri, çay, bitki çayları ve sair ikram ve tüketim malzemeleri ile bilgisayar, yazıcı, harici bellek, cep telefonu ve benzeri teknolojik sistem, cihaz ve bunlara ilişkin sarf malzemeleri satış fişi alınmak suretiyle, mağazalardan veya bunların internet satış mağazalardan alınabilir.  

4) Bir faaliyete katılmak üzere Yönetim Kurulu Kararı ile görevlendirilen Dernek üyelerince veya resmi davetli misafirlerince kullanılacak Uçak, otobüs, tren, vapur ve benzeri toplu taşım ulaşım hizmetlerine, yolculuk sigortalarına, seyahat süresince yapılan iaşe ve diğer yolluk giderlerine ilişkin bilet ve sair giderler ile; otel, misafirhane, kısa süreli kiralık evlerde yapılan konaklama, yemek ve yol iaşesine ilişkin harcamalar, ödemeler kişi(ler) ismine göre düzenlenmiş olan basılı bilet, satış fişi veya elektronik bilet, satış fişi çıktısı karşılığında ödenir.

5) Taksi kullanma hizmeti, eşya taşıma, eşya ve benzeri kent içi ulaşım ve hizmet alma işleri, yüklenici firma ise fatura veya satış fişi karşılığında, veya gerçek kişi(ler)den gider pusulası alınarak yapılır. Matbu gider pusulası bulunmayan gerçek kişilerden imzalı hizmet satın alınma tutanağı düzenletilir.

6) Dernek ofis mekanıyla ve bina altyapısı ile ilgili her türlü tamirat, onarım ve yenileme işleri yüklenici firma veya gerçek kişi(ler)den gider pusulası alınarak yapılır. Matbu gider pusulası bulunmayan gerçek kişilerden imzalı hizmet satın alınma tutanağı düzenletilir.

7) Derneğin, başka sivil toplum kuruluşları ile yapacağı organizasyon, sosyal sorumluluk ve yardım faaliyetleri Yönetim Kurulu kararı ve yetkilendirmesi ile yapılır.   

8) Derneğe, gayrimenkul ve taşıt alımı; Dernek Yönetim Kurulu kararı ve görevlendirdiği bir komisyon tarafından yapılır.

9) Derneğin hukuksal işlemlerinin, sözleşmelerinin hazırlanması, davaların açılması veya savunulması, bunların takibi için avukatlık veya hukuksal danışmanlık hizmetlerinin alınması, derneğe ait gayrimenkullerin, ofis eşyalarının ve taşıtlarının sigortalanması, Dernek defter ve belgelerinin, üye imza sirkülerleri, vekaletname ve sair noter onayı harcamaları ile Derneğe ait amblem, sembol, marka ve patente konu fikirlerin tescil işlemlerine ilişkin giderler Dernek Bütçesinden ödenir.  

Özel Nitelikteki Mal ve Hizmetlerin Satın Alınması İşlemleri

MADDE 6-

1)    Dernek faaliyetleri kapsamında hazırlanacak pano, pankart, flama, basılı broşür, dergi, kitap, defter, takvim ve bunun gibi basılı materyaller ile özel günler, törenler, yarışmalar, ziyaretler ve sair faaliyetler anısına hazırlanacak şilt, plaket, madalya, kişisel hediyelik eşyaların, basılı ve görsel malzemelerin satın alınması satın alma komisyonu kurularak mal ve hizmet sağlayıcılardan pazarlık usulü ile yapılır.

2)    Dernek web sitesi alan adlarının alınması, web sitesinin içeriklerinin hazırlanması, güncellenmesi, yayınlanması, Dernekte kullanılan bilgisayarların kullanım programları ile virüs önleyici programlarının satın alınması ve bunlara ilişkin yıllık veya tek seferlik aboneliklerinin yapılması veya lisanslarının alınması, Dernek üyeleri ve diğer kurum, kuruluşlarca yapılacak olan uzak erişimli toplantı platformlarının lisanlarının alınması ve üye olunması gibi hizmet sağlama işlemleri ilgili mal ve hizmet sağlayıcılardan veya bunların internet satış kanallarından yapılabilir. 

Avans Kullanımı ve Ödemeler

MADDE 8-

1)    Dernek faaliyetleri kapsamında Dernek üyelerinin, derneği temsilen yurt içinde veya yurt dışındaki seyahatleri, ulaşım, konaklama, iaşe ve yolluk giderleri ile iş birliğinde bulunulacak kurum, kuruluş veya gerçek kişilere alınacak hediyelerin temini için Yönetim Kurulu Kararı ile Dernek bütçesinden avans kullanılabilir. Avans ödemeleri, avansı alan kişi tarafından faaliyetin bitiminden itibaren en geç 15 iş günü içinde avansı kullanan kişi tarafından Saymanın hazırlayacağı mahsup belgelerine uygun olarak tutanak düzenlemesi ile kapatılır.

2)    Dernek faaliyetleri kapsamında bir sözleşmeye dayalı olarak yapılan mal ve hizmet alımlarında sözleşmede yer alması şartı ile ön ödeme veya avans adı altında ödeme yapılabilir. Avans ödemesi ilk ödemenin yapılacağı miktardan düşülerek kapatılır. Dernek Yönetim Kurulu, Mal ve hizmetin satın alınma süresinin uzun olması durumunda gerek görmesi halinde avans ödemesinin yapılabilmesi için mal ve hizmeti temin edenden banka teminat mektubu isteyebilir. Yüklenici tarafından avans miktarına karşılık gelecek değerde verilebilecek Devlet Borçlanma Tahvili de teminat yerine sayılabilir.

3)    Mal ve hizmet alımlarında, Türk Lirası olarak ödeme yapılır. Bir sözleşmeye bağlı mal ve hizmet alımlarında ödeme yapılacak para birimi yabancı bir devlet para birimi cinsinden tanımlanmış ise bu tür ödemelerin Türk Lirası karşılığı, T.C. Merkez Bankasının döviz satış kuru esas alınarak belirlenir.

4)    Dernek faaliyetleri kapsamında kullanabilmesi için gerek görülen ve yurt dışından temin edilecek olan kitap, elektronik kitap, eğitim programları, uzaktan erişimli elektronik kütüphane abonelikleri, uzaktan erişimli akademik kurs programları, her türlü bilgisayar işletim sistemi ve uygulama programları, bilgisayar virüs koruma programlarının bedelleri; bu hizmetlerin satın aldığı ülkenin para birimi üzerinden T.C. Merkez Bankası Döviz satış kuru üzerinden hesaplanarak ödenebilir.

5)    Dernek faaliyetleri kapsamında ivedilik gösteren hizmet veya mal satın alma işlemlerinde Dernek kasasında yeterince para bulunmaması durumlarında, Yönetim Kurulu Üyeleri veya Dernek Üyelerince yapılan harcamalar Derneğe borç olarak yazılır ve Dernek bütçesinden belgesi karşılığında ödenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Mali Sorumluluğa ve Resmi Görevlendirmelere İlişkin Haklar ve Yükümlülükler

Mali Sorumluluk Tazminatı Ödemesi

MADDE 9-

Dernek Yönetim Kurulunun teklifi ve Genel Kurulun kabul etmesi ile Yönetim Kurulu Sayman üyesine mali sorumluluk tazminatı ödemesi yapılabilir.  Mali sorumluluk ödemesi Dernek bütçesinin imkanları dahilinde takvim yılı içinde tek seferde veya Yönetim Kurulunca belirlenecek dönemlerde yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

   Dernek Mallarının Tescili, Demirbaşa Kayıt Edilmesi ve Üyelere Zimmetlenmesi

Dernek Mallarının Tescili

MADDE 10-

Dernek gayrimenkulleri ile Derneğin patente veya tescile konu olan fikri mülkiyet hakları ilgili Kamu Kurum, Kuruluşları nezdinde tescil edilir.

Dernek Mallarının Demirbaşa Kayıt Edilmesi

MADDE 11-

Dernek malları Yönetim Kurulu Kararı ile Sayman veya görevlendirilecek bir üye tarafından Dernek Demirbaş Defterine kaydedilir. Sarf malzemelerinin demirbaş kayıtları tutulmaz.

Dernek Mallarının Üyelere Zimmetlenmesi

MADDE 12-

Dernek demirbaşına kayıtlı bilgisayar sistemleri, yazıcılar, projeksiyon sistemleri, cep telefonları, tanıtım amaçlı portatif stantlar, kitap ve sair diğer mallar Yönetim Kurulu Kararı ile Sayman tarafından yazılı belge ile zimmetlenmek kaydı ile Dernek Üyeleri veya Derneğin Görevlendirdiği kişiler tarafından ofis içinde veya dışında kullanılabilir.  Kişilerin dernek üyeliğinden ayrılma veya görevlendirmenin bitmesi durumlarında derneğe ait zimmetli mallar bir tutanak karşılığında derneğe iade edilir.

TÜRK JAPON KÜLTÜRÜNÜ ARAŞTIRMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ (TÜJAD)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI YÖNERGESİ

Yönergeye Dayanak Teşkil Eden Kanun Adı: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kanun Numarası : 6698

Kabul Tarihi : 24/3/2016

Yayımlandığı Resmî Gazete : Tarih : 7/4/2016 Sayı : 29677

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Kanun hükümleri, kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanır.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu Kanunun uygulanmasında;

a) Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

b) Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

c) Başkan: Dernek Yönetim Kurulu Başkanını,

ç) İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

d) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

e) Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

f) Kurul: Yönetim Kurulunu,

ğ) Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

h) Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

ı) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Genel ilkeler

MADDE 4- (1) Kişisel veriler, ancak : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir.

(2) Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.

b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Kişisel verilerin işlenme şartları

MADDE 5- (1) Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.

(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

b) İç İşleri Bakanlığı’nın Dernek üyeliği mevzuatı gereğince üye olacaklardan alınan üyelik formunda kişilerin kendi rızası ile beyan etmeleri,

c) Dernek üyeleri ve/veya Dernekle iş, faaliyet, hizmet vbg. gibi bir işlem veya sözleşmeye taraf olabilecek gerçek ve tüzel kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları

MADDE 6- (1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

(3) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Yönetim Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi

MADDE 7- (1) Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

(2) Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.

Kişisel verilerin aktarılması

MADDE 8- (1) Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz.

(2) Kişisel veriler;

a) 5 inci maddenin ikinci fıkrasında,

b) Yeterli önlemler alınmak kaydıyla, 6 ncı maddenin üçüncü fıkrasında, belirtilen şartlardan birinin bulunması hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılabilir.

(3) Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması

MADDE 9- (1) Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz.

(2) Kişisel veriler, 5 inci maddenin ikinci fıkrası ile 6 ncı maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede;

a) Yeterli korumanın bulunması,

b) Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması, kaydıyla ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın yurt dışına aktarılabilir.

(3) Yönetim Kurulu yabancı ülkede yeterli koruma bulunup bulunmadığına ve ikinci fıkranın (b) bendi uyarınca izin verilip verilmeyeceğine;

a) Her somut kişisel veri aktarımına ilişkin olarak, kişisel verinin niteliği ile işlenme amaç ve süresini,

b) Kişisel verinin aktarılacağı ülkenin konuyla ilgili mevzuatı ve uygulamasını,

c) Kişisel verinin aktarılacağı ülkede bulunan veri sorumlusu tarafından taahhüt edilen önlemleri, değerlendirmek ve ihtiyaç duyması hâlinde, ilgili kurum ve kuruluşların görüşünü de almak suretiyle karar verir.

(5) Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Yönetim Kurulunun izniyle yurt dışına aktarılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Haklar ve Yükümlülükler

Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü

MADDE 10- (1) Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirilen kişi, ilgili kişilere;

a) Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

c) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

ç) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

d) 11 inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

İlgili kişinin hakları

MADDE 11- (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler

MADDE 12- (1) Veri sorumlusu;

a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.

(2) Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde, birinci fıkrada belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur.

(3) Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.

(4) Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.

(5) İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Yönetim Kuruluna bildirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Başvuru, Şikâyet ve Veri Sorumluları Sicili

Veri sorumlusuna başvuru

MADDE 13- (1) İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Yönetim Kurulunun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.

(2) Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır.

(3) Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.

Yönetim Kuruluna şikâyet

MADDE 14- (1) Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren Yönetim Kuruluna şikâyette bulunabilir.

(2) 1/11/1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6 ncı maddesinde belirtilen şartları taşımayan ihbar veya şikâyetler incelemeye alınmaz.

(3) Devlet sırrı niteliğindeki bilgi ve belgeler hariç; veri sorumlusu, Yönetim Kurulunun, inceleme konusuyla ilgili istemiş olduğu bilgi ve belgeleri on beş gün içinde göndermek ve gerektiğinde yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlamak zorundadır.

(4) Şikâyet üzerine Yönetim Kurulu, talebi inceleyerek ilgililere bir cevap verir.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

(5) Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin varlığının anlaşılması hâlinde Kurul, tespit ettiği hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek ilgililere tebliğ eder.

Yönergenin yürürlüğe girmesi

MADDE 15- On beş MADDE’den oluşan bu yönerge Türk Japon Kültürünü Araştırma Ve Dayanışma Derneği (TÜJAD) Genel Kurulunun kabul tarihi itibarı ile yürürlüğe girer.