TÜRK JAPON KÜLTÜRÜNÜ ARAŞTIRMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ (TÜJAD)
MALİ İŞLEMLER, HARCAMA, SATINALMA VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ YÖNERGESİ
Yönergeye Dayanak Teşkil Eden Kanun Adı: Dernekler Kanunu ile Türk Medeni Kanunu
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1-
Bu Yönergenin amacı, Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) Mali İşlemleri ile Harcama, Satın alma işlemlerinde üyelerin ve Yönetim Kurulunun; gerçek ve tüzel kişiler nezdinde yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2-
Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) Mali İşlemleri ile Harcama, Satın alma işlemlerine konu olan iş ve işlemlerdir.
Tanımlar
MADDE 3- Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki tanımlar esas alınır.
a) Gelir – Gider Defteri: Dernek gelirleri ile harcamalarının yazıldığı defteri,
b) Tahsilat Makbuzu: Dernek üyelerinin aidatları veya Derneğe yapılan nakdi bağış ve sair ödemelerin karşılığında verilen belgeyi,
c) Gider Belgesi: Dernek tarafından satın alınan hizmet karşılığında yapılan ödemeye ilişkin olarak hizmet sağlayıcıdan alınan fatura, makbuz veya beyana dayalı onaylı tutanağı,
d) Bilanço Raporu: Derneğin bir yıllık veya tanımlanmış belirli bir dönemi kapsayan gelir- gider, borç ve alacaklarını gösteren belgeyi,
e) Satın Alma Komisyonu: Belirli bir bedel üzerinde satın alma işlemlerinin yapılması sırasında Dernek Yönetim Kurulu Kararı ile oluşturulan komisyonu,
f) Piyasa Araştırması: Satın alınacak bir mal ve/veya hizmetin piyasa şartlarındaki bedelinin belirlenmesi işlemini,
g) Fatura veya e-Fatura: Satın alınan mal veya hizmetin bedelini gösteren atıcı veya hizmet sağlayıcının verdiği resmi geçerliliği olan belgeyi,
h) Satın Alma Tutanağı: Belirli bir bedel üzerinde yapılan satın almalara ilişkin olarak Satın Alma Komisyonunca hazırlanan tutanağı,
ı) Sarf malzemesi; kullanımı ile eskiyen, bozulan her türlü kırtasiye malzemesi, yazıcı tonerleri ile çubuk bellek ve benzeri bilgisayara takılan aparatlar ve parçalardır.
i) Zincir Mağazalar: Türkiye’de veya bir bölgede, ilde yaygın şubesi bulunan mağazaları,
Gelirlerin Tahsili, Banka ve Kasa İşlemleri
MADDE 4-
1) Üyelik ödentileri ve aidatları elden makbuz karşılığı veya Derneğin banka hesaplarına yapılır. Derneğe maliyetinin az olması halinde Dernek üyelerinin ödentilerinin tahsili ilgili bankadan alınan ve Dernekte tutulan POS satış terminali vasıtası ile de yapılabilir.
3) Dernek gelirleri Yönetim Kurulunca belirlenen bir veya birden fazla bankada açılacak cari ve/veya vadeli Türk Lirası veya yabancı ülke para birimleri (döviz) cinsinden açılan hesaplarda tutulur.
4) Dernek gelirlerinin yönetilmesi; Dernek Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilen bir Başkan Yardımcısı ve Sayman tarafından eş güdüm (koordinasyon) halinde yürütülür.
5) Dernek harcamaları için bankadan para çekme işlemi; Yönetim Kurulunca yetkilendirilen, Dernek Saymanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı ve Genel Sekreterin herhangi birisi tarafından tek imzalı olarak tek başlarına yapılabilir.
6) Dernek Saymanı tarafından yılda iki defa altı ayı geçmeyecek sürelerde Dernek Gelir-Gider, Borç- Alacak durumunu gösteren rapor Yönetim Kuruluna sunulur.
7) Derneğin günlük harcamaları için Yönetim Kurulunca belirlenen miktarda nakit para Dernek Kasasında Saymanın sorumluluğunda bulundurulur. Elden tahsil edilen ve Kasada bulunması öngörülen miktarın üzerindeki Derneğe ait nakit gelirler en geç 10 iş günü içinde Derneğin Banka hesaplarına yatırılır.
Bütçe Planlama ve Bütçe Tahsisi İşlemleri
MADDE 5-
1) Genel Kurul sonrasında Sayman tarafından tahmini bütçe üzerinden, Dernek Faaliyet Planı’na göre Bütçe Planlaması Yapılır,
2) Dernek ofisinde kullanılması gerekli olan tefrişat malzemeleri, bilgisayar, tablet ve bunlara takılabilen ses, görüntü cihazları, yazıcılar, modem, harici bellek ve diğer teknolojik cihaz ve sarf malzemeleri Dernek Bütçesinden karşılanır.
3) Dernek Faaliyet Planına göre yapılması kesinleşen faaliyetler için Sayman tarafından bütçe tahsis işlemi yapılır. Bütçe karşılığı olmayan veya etkinlik bütçesinin bir nedenle artarak tahsis olunan bütçe imkanlarını aşması durumunda, Sayman Yönetim Kurulunu bilgilendirir ve bu durum Yönetim Kurulu kararlarına geçirilir. Yönetim Kurulu bu durumlarda başkaca bir ödenek sağlanarak konun çözümlenmesine veya etkinliğin iptaline karar verebilir.
4) Yıllık planlama içinde yer almayan fakat yapılmasına lüzum görülen etkinlikler, Yönetim Kurulu kararı ile bütçesi temin edilmek suretiyle yapılabilir.
5) Aynı şekilde mal ve hizmet satın alma işlemleri de Dernek Bütçesinin yeterli olması durumunda yapılır.
6) Saymanın Yönetim Kuruluna sunduğu Bütçe Durumu Raporuna göre Dernek Bütçesinin yeterli olup olmaması durumuna, Yönetim Kurulunca karar verilir ve çözüm önerileri geliştirilir.
7) Derneğin yıl içinde yapılması zorunlu olan faaliyetler için ayrılan bütçe zamanında kullanılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve Harcama İşlemleri
MADDE 5-
1) Dernek satın alma işlemleri 4735 sayılı ihale kanunları hükümlerine tabi değildir.
2) Dernek için yapılacak satın alma işlemlerinde; tek seferde 30 000 (otuzbin) TL’lik ye kadar yapılacak satın alma işlemlerinde Sayman yetkilidir. Tek seferde 30 000 (otuzbin)TL’lik bedelden daha fazla yapılacak satın alma işlemleri Yönetim Kurulu kararı ile görevlendirilen satın alma komisyonunca yapılır.
3) Derneğin günlük faaliyetleri kapsamında satın alınacak; her türlü temizlik malzemeleri, kırtasiye ve sarf malzemeleri, çay, bitki çayları ve sair ikram ve tüketim malzemeleri ile bilgisayar, yazıcı, harici bellek, cep telefonu ve benzeri teknolojik sistem, cihaz ve bunlara ilişkin sarf malzemeleri satış fişi alınmak suretiyle, mağazalardan veya bunların internet satış mağazalardan alınabilir.
4) Bir faaliyete katılmak üzere Yönetim Kurulu Kararı ile görevlendirilen Dernek üyelerince veya resmi davetli misafirlerince kullanılacak Uçak, otobüs, tren, vapur ve benzeri toplu taşım ulaşım hizmetlerine, yolculuk sigortalarına, seyahat süresince yapılan iaşe ve diğer yolluk giderlerine ilişkin bilet ve sair giderler ile; otel, misafirhane, kısa süreli kiralık evlerde yapılan konaklama, yemek ve yol iaşesine ilişkin harcamalar, ödemeler kişi(ler) ismine göre düzenlenmiş olan basılı bilet, satış fişi veya elektronik bilet, satış fişi çıktısı karşılığında ödenir.
5) Taksi kullanma hizmeti, eşya taşıma, eşya ve benzeri kent içi ulaşım ve hizmet alma işleri, yüklenici firma ise fatura veya satış fişi karşılığında, veya gerçek kişi(ler)den gider pusulası alınarak yapılır. Matbu gider pusulası bulunmayan gerçek kişilerden imzalı hizmet satın alınma tutanağı düzenletilir.
6) Dernek ofis mekanıyla ve bina altyapısı ile ilgili her türlü tamirat, onarım ve yenileme işleri yüklenici firma veya gerçek kişi(ler)den gider pusulası alınarak yapılır. Matbu gider pusulası bulunmayan gerçek kişilerden imzalı hizmet satın alınma tutanağı düzenletilir.
7) Derneğin, başka sivil toplum kuruluşları ile yapacağı organizasyon, sosyal sorumluluk ve yardım faaliyetleri Yönetim Kurulu kararı ve yetkilendirmesi ile yapılır.
8) Derneğe, gayrimenkul ve taşıt alımı; Dernek Yönetim Kurulu kararı ve görevlendirdiği bir komisyon tarafından yapılır.
9) Derneğin hukuksal işlemlerinin, sözleşmelerinin hazırlanması, davaların açılması veya savunulması, bunların takibi için avukatlık veya hukuksal danışmanlık hizmetlerinin alınması, derneğe ait gayrimenkullerin, ofis eşyalarının ve taşıtlarının sigortalanması, Dernek defter ve belgelerinin, üye imza sirkülerleri, vekaletname ve sair noter onayı harcamaları ile Derneğe ait amblem, sembol, marka ve patente konu fikirlerin tescil işlemlerine ilişkin giderler Dernek Bütçesinden ödenir.
Özel Nitelikteki Mal ve Hizmetlerin Satın Alınması İşlemleri
MADDE 6-
1) Dernek faaliyetleri kapsamında hazırlanacak pano, pankart, flama, basılı broşür, dergi, kitap, defter, takvim ve bunun gibi basılı materyaller ile özel günler, törenler, yarışmalar, ziyaretler ve sair faaliyetler anısına hazırlanacak şilt, plaket, madalya, kişisel hediyelik eşyaların, basılı ve görsel malzemelerin satın alınması satın alma komisyonu kurularak mal ve hizmet sağlayıcılardan pazarlık usulü ile yapılır.
2) Dernek web sitesi alan adlarının alınması, web sitesinin içeriklerinin hazırlanması, güncellenmesi, yayınlanması, Dernekte kullanılan bilgisayarların kullanım programları ile virüs önleyici programlarının satın alınması ve bunlara ilişkin yıllık veya tek seferlik aboneliklerinin yapılması veya lisanslarının alınması, Dernek üyeleri ve diğer kurum, kuruluşlarca yapılacak olan uzak erişimli toplantı platformlarının lisanlarının alınması ve üye olunması gibi hizmet sağlama işlemleri ilgili mal ve hizmet sağlayıcılardan veya bunların internet satış kanallarından yapılabilir.
Avans Kullanımı ve Ödemeler
MADDE 8-
1) Dernek faaliyetleri kapsamında Dernek üyelerinin, derneği temsilen yurt içinde veya yurt dışındaki seyahatleri, ulaşım, konaklama, iaşe ve yolluk giderleri ile iş birliğinde bulunulacak kurum, kuruluş veya gerçek kişilere alınacak hediyelerin temini için Yönetim Kurulu Kararı ile Dernek bütçesinden avans kullanılabilir. Avans ödemeleri, avansı alan kişi tarafından faaliyetin bitiminden itibaren en geç 15 iş günü içinde avansı kullanan kişi tarafından Saymanın hazırlayacağı mahsup belgelerine uygun olarak tutanak düzenlemesi ile kapatılır.
2) Dernek faaliyetleri kapsamında bir sözleşmeye dayalı olarak yapılan mal ve hizmet alımlarında sözleşmede yer alması şartı ile ön ödeme veya avans adı altında ödeme yapılabilir. Avans ödemesi ilk ödemenin yapılacağı miktardan düşülerek kapatılır. Dernek Yönetim Kurulu, Mal ve hizmetin satın alınma süresinin uzun olması durumunda gerek görmesi halinde avans ödemesinin yapılabilmesi için mal ve hizmeti temin edenden banka teminat mektubu isteyebilir. Yüklenici tarafından avans miktarına karşılık gelecek değerde verilebilecek Devlet Borçlanma Tahvili de teminat yerine sayılabilir.
3) Mal ve hizmet alımlarında, Türk Lirası olarak ödeme yapılır. Bir sözleşmeye bağlı mal ve hizmet alımlarında ödeme yapılacak para birimi yabancı bir devlet para birimi cinsinden tanımlanmış ise bu tür ödemelerin Türk Lirası karşılığı, T.C. Merkez Bankasının döviz satış kuru esas alınarak belirlenir.
4) Dernek faaliyetleri kapsamında kullanabilmesi için gerek görülen ve yurt dışından temin edilecek olan kitap, elektronik kitap, eğitim programları, uzaktan erişimli elektronik kütüphane abonelikleri, uzaktan erişimli akademik kurs programları, her türlü bilgisayar işletim sistemi ve uygulama programları, bilgisayar virüs koruma programlarının bedelleri; bu hizmetlerin satın aldığı ülkenin para birimi üzerinden T.C. Merkez Bankası Döviz satış kuru üzerinden hesaplanarak ödenebilir.
5) Dernek faaliyetleri kapsamında ivedilik gösteren hizmet veya mal satın alma işlemlerinde Dernek kasasında yeterince para bulunmaması durumlarında, Yönetim Kurulu Üyeleri veya Dernek Üyelerince yapılan harcamalar Derneğe borç olarak yazılır ve Dernek bütçesinden belgesi karşılığında ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Mali Sorumluluğa ve Resmi Görevlendirmelere İlişkin Haklar ve Yükümlülükler
Mali Sorumluluk Tazminatı Ödemesi
MADDE 9-
Dernek Yönetim Kurulunun teklifi ve Genel Kurulun kabul etmesi ile Yönetim Kurulu Sayman üyesine mali sorumluluk tazminatı ödemesi yapılabilir. Mali sorumluluk ödemesi Dernek bütçesinin imkanları dahilinde takvim yılı içinde tek seferde veya Yönetim Kurulunca belirlenecek dönemlerde yapılır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Dernek Mallarının Tescili, Demirbaşa Kayıt Edilmesi ve Üyelere Zimmetlenmesi
Dernek Mallarının Tescili
MADDE 10-
Dernek gayrimenkulleri ile Derneğin patente veya tescile konu olan fikri mülkiyet hakları ilgili Kamu Kurum, Kuruluşları nezdinde tescil edilir.
Dernek Mallarının Demirbaşa Kayıt Edilmesi
MADDE 11-
Dernek malları Yönetim Kurulu Kararı ile Sayman veya görevlendirilecek bir üye tarafından Dernek Demirbaş Defterine kaydedilir. Sarf malzemelerinin demirbaş kayıtları tutulmaz.
Dernek Mallarının Üyelere Zimmetlenmesi
MADDE 12-
Dernek demirbaşına kayıtlı bilgisayar sistemleri, yazıcılar, projeksiyon sistemleri, cep telefonları, tanıtım amaçlı portatif stantlar, kitap ve sair diğer mallar Yönetim Kurulu Kararı ile Sayman tarafından yazılı belge ile zimmetlenmek kaydı ile Dernek Üyeleri veya Derneğin Görevlendirdiği kişiler tarafından ofis içinde veya dışında kullanılabilir. Kişilerin dernek üyeliğinden ayrılma veya görevlendirmenin bitmesi durumlarında derneğe ait zimmetli mallar bir tutanak karşılığında derneğe iade edilir.