TÜRK- JAPON KÜLTÜRÜNÜ ARAŞTIRMA VE DAYANIŞMA DERNEĞİ
YAYIN VE ARŞİV YÖNERGESİ
Yönergeye Dayanak Teşkil Eden Kanun Adı: Dernekler Kanunu ile Türk Medeni Kanunu
Yönergenin Kabul Tarihi: 02 /04 /2023
Yönergenin Sürümü: Sürüm-1
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1-
(1) Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) basılı yayınlar, elektronik yayınlar, WEB Sitesi içeriklerinin hazırlanması.
(2) Birinci paragrafta açıklanan materyaller ile Dernek yazışmaları, belgeleri, ödül ve beratlarının arşivlenmesine dair usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2-
Türk Japon Kültürünü Araştırma ve Dayanışma Derneği’nin (TÜJAD) basılı yayınları, elektronik yayınları, fotoğrafları, anı defterleri, WEB Sitesi ile Dernek yazışmaları, belge ve beratlarıdır.
Tanımlar
MADDE 3- Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki tanımlar esas alınır.
a) Basılı Yayınlar – Basılı kitap, belge ve broşürlerdir.
b) Elektronik Yayınlar- WEB sayfasında veya bilgisayar ve taşınabilir bellek ortamında bulunan yazılı ve görsel içeriklerdir.
c) Dernek Mali Defterleri – Dernek gelir ve giderlerinin tutulduğu defterdir
d) Fatura ve Gider Makbuzlar- Dernek gelir ve giderlerinin oluşmasında verilen ve alınan belgelerdir.
e) Dernek Evrak ve Sertifika Kayıt Defteri- Dernek resmi yazışmalarının ve dernekçe verilen sertifikaların numara ve barkodlarının kayıt edildiği defterdir.
f) Yönetim Kurulu Karar Defteri- Yönetim kurulu kararlarının yazıldığı, kayıt edildiği onaylı defterdir.
g) Ziyaret Anı Belgeleri- Derneğe yapılan veya dernek üyelerinin başka kurum, kuruluş, sivil toplum kuruluşuna yaptıkları ziyaretlere ilişkin anıları anlatan belge, fotoğraf veya anı malzemeleridir.
h) WEB Sitesi, Portalı İçeriği- Dernek web sitesi, portalinde yayınlanan yazılı ve görsel bilgi ve içeriklerdir.
i) Ödüller- Plaketler- Derneğe verilen ödül belgeleri ve plaketlerdir.
j) Dernek Tüzüğü ve Yönergeleri- Dernek kuruluşunda hazırlanmış veya güncellenmiş olan Dernek ana sözleşmesidir.
k) Dernek Marka ve Fikri Mülkiyet Hakları- Derneğin sahip olduğu marka ve fikri mülkiyet haklarını gösteren resmî belgelerdir.
l) Dernek Sertifikaları- Dernek tarafından verilen sertifikalardır.
m) Dernek Temsilcilik Belgeleri- Dernek tarafından yurt içi ve yurt dışı temsilcilere verilen yazılı belgelerdir.
n) Yayın Kurulu: Bir yönetim kurulu üyesi başkanlığında oluşturulan kurulu tanımlar.
Dernek Belgelerinde Kanun ve Yönetmeliklere Uygunluk ve Geçerlilik
MADDE 4-
1) Yukarıda Tanımlar paragrafında yer alan belgeler Yönetim Kurulu Kararı kapsamında hazırlanır.
2) Belge ve dokümanların hazırlanmasında Dernekler kanunu ve yönetmeliklerinde yer alan zorunlu hükümler gözetilir ve bunlara göre belgeler ve defterler düzenlenebilir.
3) Dernek tarafından; üyelik, etkinlik katılımcılığı, ziyaret anısı, etkinlik katkı teşekkür belgeleri veya sertifikaları verilir.
4) Bilgi düzeyinin belirlenmesi için ölçme ve değerlendirme gerektiren eğitim, uzmanlık ve benzeri sertifikalar, bu sertifikaları vermeye yetkili eğitim kurumları iş birliği ile verilir.
5) Sertifikalar ve Onur Başkanlığı, Onur Üyeliği belgeleri bu amaca uygun özel kağıtlara basılır ve Dernekte yer alan “Sertifika ve Teşekkür Belgeleri Kayıt Defteri” ne kayıt numarası verilerek işlenir.
Yayınların Hazırlanması ve Yayınlanması
MADDE 5-
1) Basılı veya elektronik yayınların hazırlanması ve yayınlanması, web sitesi içeriğinin hazırlanması, güncellenmesi, bunların denetimi ve değerlendirilmesi amacı ile Yönetim Kurulu kararı ile bir yönetim kurulu üyesi başkanlığında dernek üyelerinin yer aldığı Yayın Kurulu teşkil edilir.
2) Yayın Kurulu; faaliyetleri konusunda Yönetim Kurulunu yazılı olarak bilgilendirir.
Derneğin basılı veya elektronik ortamda hazırlanan kitap, dergi, broşür ve benzeri yazılı ve görsel belgeleri Dernek Yayın Kurulu tarafından değerlendirilir ve yayınlanması Yönetim Kurlu Kararı ile olur.
Yayınların ve Belgelerin Arşivlenmesi
1) Dernek Yönetim Kurulu kararları, mali işlemler, evrak kayıt, sertifika kayıt işlemlerine ilişkin defterler arşivlenir.
2) Dernekten, kurum, kuruluşlara ve kişilere yazılan yazıların bir örneği dosyada tutularak arşivlenir.
3) Derneğe verilen ödül belge ve plaketleri ile Derneğe yapılan ziyaretler kapsamında Derneğin tüzel kişiliğine verilen plaket, şilt, sertifika ve benzeri belgeler Dernek bünyesinde saklanır.
Yayınların ve Belgelerin Kamuoyu Kullanımına Açılması
MADDE 7-
1) Dernek Yönetim Kurulu kararları ile Dernek belgeleri ilgili kamuoyunun kullanımına açılır.
2) Derneğin faaliyetleriyle ilgili olarak kurduğu kitaplık ve dokümantasyonlar, elektronik kitap ve belgeler kamuoyunun kullanımına açıktır.
Arşiv Belgelerinin, Dokümantasyonların İmhası
MADDE 8-
1) Yasal olarak saklanması zorunlu olmayan belgeler ile Derneğin bir organizasyonu kapsamında kullanılan broşür ve görsel malzemelerden arşiv değeri olmayanlar Yayın Kurulu değerlendirmesi sonrasında, Yönetim Kurulu kararı ile imha edilebilir.